Принципы, с которых начинается допуск
Агент подключается к 1С через стандартный интерфейс OData, а значит, его права определяются настройками самой 1С: какой учётной записью он входит и какие объекты ему открыты. Исходная идея проста: агенту нужно давать столько доступа, сколько нужно для задачи, и не больше.
Для белорусской компании добавляется ещё один слой: в базе хранятся персональные данные сотрудников и клиентов. Закон № 99-З помогает выстроить обработку персональных данных, поэтому агенту открывают только сведения, нужные задаче, а карточки с телефонами и адресами физических лиц ограничивают отдельно. УНП организации сам по себе к персональным данным не относится. Детали уточните у юриста.
Прежде чем разбирать ситуации, договоритесь о нескольких правилах:
- у агента отдельная учётная запись, а не вход под именем сотрудника
- роль создаётся под задачу и пересматривается при её изменении
- доступ на чтение выдаётся раньше, чем доступ на запись
- изменения в документах и справочниках идут через подтверждение человека
- журнал действий агента просматривает ответственный сотрудник
Если агенту нужно только читать данные
Допустим, в компании из Мозыря менеджеры хотят быстро видеть остатки и статусы заказов. Для этого агенту достаточно прав на чтение нужных регистров и документов. Закупочные цены, зарплатные ведомости и данные других организаций в роль не включают. Если у менеджера появляется новая задача, права добавляют отдельным решением.
Если агент должен готовить документы
Для подготовки заказов, актов и накладных агенту нужно право создавать документы, но не проводить их. Черновик остаётся непроведённым, пока сотрудник не проверит данные. Это та граница, которую стоит установить сразу и не расширять без отдельного решения.
Проведение, закрытие периода, изменение договоров и платёжные операции остаются за людьми с соответствующими ролями. Платформа Coagent в таких случаях показывает сотруднику, что именно будет сделано, и ждёт подтверждения.
Если агент просит доступ шире, чем нужно
Бывает, что при запуске роль сделали слишком узкой, и агент не справляется. Соблазн открыть всё и сразу велик, но так делать не стоит. Расширяйте права по одному объекту: определите, что именно не хватает, и откройте только это. Запишите причину изменения.
Если сотрудник уходит или меняет должность
Агент закреплён за сотрудником, и его права должны меняться вместе с должностью. Когда сотрудник уходит из компании, закройте доступ и пересоберите правила: часть задач может перейти к преемнику. При переводе в другой отдел пересмотрите роль, чтобы прежние права не остались.
Вопросы по правам доступа
Нужен ли программист для настройки прав агента в 1С?
Роли в самой 1С настраивает администратор системы. Правила и роль агента на стороне платформы задаются обычными словами, но подключение к 1С настраивается вместе с клиентом.
Может ли агент изменить договор в 1С?
Изменение договора относится к важным действиям: агент готовит правку, а применяет её человек после проверки. Права на запись в справочник договоров агенту обычно не выдают.
Что делать, если агент выполнил лишнее действие?
Остановите задачу, посмотрите журнал, оцените, что именно изменилось, исправьте данные способом, который допускают правила учёта и возможности вашей конфигурации 1С, и пересмотрите роль. Причину стоит найти и устранить: либо права слишком широкие, либо правило сформулировано неясно.
Перечислите объекты 1С, которые нужны агенту для первой задачи, и откройте только их.