Зачем отдельно следить за рамочным договором
Рамочный договор задаёт общие условия, а конкретные поставки оформляются отдельными заказами или спецификациями. Пока заказов мало, лимит держится в памяти закупщика. Когда их становится много, легко превысить сумму или пропустить срок действия.
Допустим, снабженец одного из предприятий Могилёва работает с десятком поставщиков, у каждого свои цены, отсрочки и минимальные партии. Без единой карточки договора каждая поставка проверяется вручную по бумажной папке.
Какие поля нужны в карточке договора
Карточку можно вести в 1С, в Битрикс24 или в простой таблице Excel. Главное, чтобы набор полей был одинаковым для всех договоров:
- поставщик и его УНП;
- номер и дата договора, срок действия;
- общий лимит суммы в BYN и остаток;
- согласованные цены и порядок их изменения;
- условия оплаты и отсрочки;
- минимальная партия и сроки поставки;
- ответственный сотрудник и контакт поставщика.
Порядок работы с лимитом по шагам
Внесите договор в учёт
После подписания закупщик заполняет карточку по списку полей. Скан договора прикрепляется к карточке, чтобы любой сотрудник мог проверить условия.
Привязывайте заказы к договору
Каждый заказ поставщику оформляется с указанием договора. Тогда остаток лимита считается автоматически, а не по памяти.
Проверяйте остаток перед новым заказом
Если заказ приближает сумму к лимиту, закупщик получает предупреждение и решает, нужно ли дополнительное соглашение.
Сверяйте цены с условиями
Цены из счёта поставщика сравниваются с согласованными. Расхождение отправляется закупщику, а не исправляется молча.
Отслеживайте окончание срока
За несколько недель до конца действия договора ответственному приходит напоминание, чтобы успеть продлить или заключить новый.
Что здесь может делать ИИ-агент
Агент, подключённый к почте, таблицам и 1С через OData, помогает с рутиной: сверяет цены в счёте с карточкой, считает остаток лимита, готовит черновик письма поставщику. В Coagent такие письма и изменения договора уходят только после подтверждения сотрудника.
Решение о превышении лимита, пересмотре цены или отказе от поставщика остаётся за закупщиком и руководителем.
Что проверять при каждом новом заказе по договору
Чтобы учёт не превращался в формальность, у закупщика должна быть короткая проверка, которая выполняется при каждом заказе. Её можно оформить в виде таблицы и повесить рядом с рабочим местом.
| Что проверить | Откуда берётся информация | Что делать при расхождении |
|---|---|---|
| Остаток лимита | Карточка договора и список заказов | Предупредить руководителя и подготовить допсоглашение |
| Цена позиции | Приложение с ценами к договору | Запросить у поставщика исправленный счёт |
| Срок действия | Карточка договора | Начать продление или поиск замены |
| Условия оплаты | Раздел договора об оплате | Согласовать с бухгалтерией иной порядок |
Что делать, если лимит заканчивается раньше срока
Такое случается, когда спрос вырос или закупали про запас. Не оформляйте поставки сверх лимита без согласования: договор могут посчитать нарушенным, а оплата застрянет в бухгалтерии. Порядок действий стоит записать заранее, чтобы в напряжённый момент не придумывать его заново и не спорить, кто за что отвечает:
- закупщик сообщает руководителю об остатке, как только он падает ниже заранее оговорённого порога;
- юрист или ответственный готовит допсоглашение с новой суммой;
- до подписания допсоглашения новые заказы откладываются или оформляются у другого поставщика;
- в карточку вносится новая сумма и дата изменения.
Заведите карточки для трёх крупнейших договоров и проверьте, сколько времени уходит на сверку.